Informácie o ochrane osobných údajov

Tento dokument poskytuje informácie o podmienkach spracúvania osobných údajov fyzických osôb v súlade s nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (Všeobecné nariadenia o ochrane údajov) (ďalej len „GDPR“) a zákonom č. 18/2018 Z.z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov.

1) ZODPOVEDNOSŤ ZA SPRACÚVANIE OSOBNÝCH ÚDAJOV

Zodpovednosť za ochranu a spracúvanie osobných údajov nesie Nadácia ZSE, Čulenova 6, 816 47 Bratislava, IČO: 42 364 248, www.nadaciazse.sk, e-mail: nadaciazse@zse.sk (ďalej len „Nadácia ZSE“ alebo „my“). Nadácia ZSE spracúva osobné údaje dotknutých osôb v rozsahu a za podmienok uvedených v týchto informáciách. Pokiaľ právne predpisy neustanovujú inak, Nadácia ZSE taktiež nesie zodpovednosť za spracúvanie osobných údajov sprostredkovateľmi, ktorých na tento účel poverila.

2) PODMIENKY SPRACÚVANIA OSOBNÝCH ÚDAJOV (ROZSAH, ÚČEL, DOBA UCHOVÁVANIA)

2.1) Kategórie osobných údajov

V závislosti od konkrétneho účelu spracúvania spracúvame nasledujúce kategórie osobných údajov (konkrétny rozsah osobných údajov využívaných na príslušný účel je uvedený v bode 2.2):

a) Identifikačné údaje (meno, priezvisko, dátum narodenia);
b) Kontaktné údaje (adresa, korešpondenčná adresa, telefónne číslo, e-mailová adresa);
c) Údaje o bankovom spojení;
d) Prihlasovacie údaje do webovej aplikácie (prihlasovacie meno, heslo);
e) Ďalšie údaje poskytnuté v súvislosti s grantovým programom;
f) Fotografie;
g) Rodné číslo;
h) Štátna príslušnosť;
i) Údaje o úradných dokladoch (druh a číslo).

2.2) Právny základ a účel použitia osobných údajov

Plnenie zmluvy a predzmluvné vzťahy

V rámci predzmluvných vzťahov a následného plnenia zmluvy spracúva Nadácia ZSE osobné údaje na účely organizovania grantových programov, čo zahŕňa prihlásenie predkladateľa projektu (vrátane registrácie cez webovú aplikáciu), vyhodnotenie prihlásených projektov, vyhlásenie výsledkov a uzatvorenie zmlúv potrebných na poskytnutie grantu. Rozsah spracúvaných kategórií osobných údajov podľa bodu 2.1 písm. a) – e). Poskytnutie údajov predstavuje zmluvnú požiadavku. Ak je prekladateľom projektu právnická osoba, spracúvame identifikačné a kontaktné údaje jej zástupcov (štatutári, kontaktné osoby).

Doba spracúvania osobných údajov je vymedzená trvaním zmluvného vzťahu. Po ukončení zmluvy môžu byť niektoré osobné údaje ďalej spracúvané, ak existuje iný právny základ (napr. zákonná povinnosť alebo oprávnený záujem na uplatňovaní či preukazovaní právnych nárokov).

Zákonná povinnosť

Osobné údaje Nadácia ZSE spracúva a poskytuje iným subjektom aj v prípadoch, kedy na to existuje zákonná požiadavka ustanovená právnymi predpismi. V rámci plnenia povinností ustanovených právnymi predpismi spracúvame osobné údaje (vrátane ich poskytovania iným subjektom) najmä na nasledujúce účely:

Prevencia legalizácie príjmov z trestnej činnosti a financovania terorizmu (identifikácia protistrany alebo osoby oprávnenej konať menom protistrany) v zmysle zákona č. 297/2008 Z.z. o ochrane pred legalizáciou príjmov z trestnej činnosti a o ochrane pred financovaním terorizmu a o zmene a doplnení niektorých zákonov. Rozsah spracúvaných kategórií osobných údajov podľa bodu 2.1 písm. a), b), g), h) i).
Správa registratúry – evidovanie, tvorba, ukladanie, ochrana registratúrnych záznamov, prístup k nim a zabezpečenie ich vyraďovania (zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach).
Spracovanie účtovných dokladov (zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve, zákon č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty).
Správa daní (zákon č. 563/2009 Z. z. Daňový poriadok, zákon č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov).
Vybavovanie podnetov v súvislosti s oznamovaním kriminality alebo inej protispoločenskej činnosti (zákon č. 54/2019 Z. z. o ochrane oznamovateľov protispoločenskej činnosti).

Doba spracúvania osobných údajov vychádza z príslušných právnych predpisov. Pokiaľ v konkrétnom prípade nevznikne odôvodnená potreba uchovávať údaje po dlhšiu dobu, sú údaje uchovávané najdlhšie 5 rokov od ukončenia zmluvného vzťahu.

Oprávnený záujem

Oprávnený záujem predstavuje základ pre spracúvanie osobných údajov vtedy, keď sledujeme určité pre nás dôležité záujmy, pričom spracúvanie osobných údajov sa vyžaduje na ochranu a plnenie týchto záujmov. Proti spracúvaniu údajov na účely oprávnených záujmov máte právo uplatniť námietku. V takom prípade môžeme ďalej spracúvať vaše osobné údaje, len pokiaľ preukážeme nevyhnutné oprávnené dôvody na spracúvanie, ktoré prevažujú nad vašimi záujmami, právami a slobodami.

Nadácia ZSE spracúva osobné údaje na účel oprávneného záujmu, ktorým je preverenie protistrán v rámci predzmluvných vzťahov (compliance due diligence). Spracúvanie osobných údajov je nevyhnutné na účel oprávneného záujmu Nadácie ZSE spočívajúceho vo výkone preventívnych opatrení na účel riadenia rizika potenciálneho podvodného alebo iného konania poškodzujúceho záujmy Nadácie ZSE. Rozsah spracúvaných kategórií osobných údajov podľa bodu 2.1 písm. a), b), g), h) i). Údaje uchovávané po dobu trvania zmluvného vzťahu.

Oprávneným záujmom môže byť identifikácia koncového príjemcu, ktorému boli poskytnuté finančné prostriedky z aktivít podporených Nadáciou ZSE alebo osôb, ktoré v mene príjemcu konajú. Rozsah spracúvaných kategórií osobných údajov podľa bodu 2.1 písm. a), b). Údaje uchovávané po dobu 5 rokov.

Oprávneným záujmom je aj dokumentácia aktivít podporených Nadáciou ZSE. Rozsah spracúvaných kategórií osobných údajov podľa bodu 2.1 písm. f). Údaje uchovávané po dobu 5 rokov; takéto údaje môžu byť zverejnené v propagačných materiáloch Nadácie ZSE, na sociálnych sieťach, intranete skupiny ZSE a na webovom sídle Nadácie ZSE.

Súhlas so spracúvaním osobných údajov

Nadácia ZSE spracúva osobné údaje na základe poskytnutia platného súhlasu na nasledujúce účely:

Zasielanie aktuálnych informácií a noviniek týkajúcich sa činnosti Nadácie ZSE (napr. o vyhlásení grantového programu) prostredníctvom elektronického newslettera. Rozsah spracúvaných údajov: e-mailová adresa. Údaje sú spracúvané počas trvania platného súhlasu.
Zverejnenie informácií o úspešných projektoch prostredníctvom internetu, sociálnych sietí, prostriedkami internej komunikácie skupiny ZSE vydávaných spoločnosťou Západoslovenská energetika, a.s., Čulenova 6, 816 47 Bratislava, IČO: 35 823 551 (časopis, noviny) a masovokomunikačnými prostriedkami. Rozsah spracúvaných kategórií osobných údajov podľa bodu 2.1 a), e) a f). Údaje sú spracúvané počas trvania platného súhlasu.

Súhlas so spracúvaním osobných údajov je dobrovoľný a možno ho kedykoľvek odvolať e-mailom na adrese nadaciazse@zse.sk. Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania vykonaného pred jeho odvolaním. To môže viesť k tomu, že na základe súhlasu boli údaje zverejnené, Nadácia ZSE nemusí zabezpečiť likvidáciu takto zverejnených údajov, ak by to bolo nemožné alebo si vyžadovalo neprimerané úsilie.

2.3) Ďalšie informácie o spracúvaní údajov

Osobné údaje získavame priamo od dotknutých osôb. Nevykonávame automatizované individuálne rozhodovanie bez ľudského zásahu, ktoré by malo na dotknuté osoby právne účinky alebo podobne významný vplyv. Osobné údaje nie sú spracúvané profilovaním.

Získané osobné údaje môžu byť následne spracúvané na štatistické účely spôsobom zlučiteľným s pôvodným účelom spracúvania, pričom Nadácia ZSE zabezpečí, aby boli použité údaje len v nevyhnutnej miere.

3) PRENOS

Prenos osobných údajov do tretích krajín (mimo EÚ/EHP) sa uskutoční len, ak tretia krajina podľa rozhodnutia Komisie (EÚ) zaručuje primeranú úroveň ochrany alebo ak prevádzkovateľ resp. sprostredkovateľ, ktorý je dovozcom údajov, poskytol primerané záruky ochrany osobných údajov (napr. prostredníctvom štandardných doložiek o ochrane údajov).sprostredkovateľ, ktorý je dovozcom údajov, poskytol primerané záruky ochrany osobných údajov (napr. prostredníctvom štandardných doložiek o ochrane údajov).

4) PRÍJEMCOVIA ÚDAJOV

Osobné údaje poskytujeme sprostredkovateľom, ktorých sme poverili ich spracúvaním v našom mene. Ide najmä o spoločnosti zo skupiny ZSE (www.skupinazse.sk), eventové agentúry, poskytovateľov IT služieb a ďalšie osoby, ktorých služby používame pri výkone našej činnosti. Sprostredkovateľov si starostlivo vyberáme tak, aby sme vedeli zabezpečiť právne požiadavky na ochranu údajov.

Nadácia ZSE môže poskytovať osobné údaje aj štátnym orgánom, finančnej spravodajskej jednotke a iným subjektom v rozsahu zákonom ustanovených povinností, najmä súdom, advokátom, exekútorom, notárom, správcom konkurznej podstaty, mediátorom, orgánom činným v trestnom konaní, správcovi dane, bankám, okresným úradom, Úradu na ochranu osobných údajov SR alebo Úradu na ochranu oznamovateľov.

5) PRÁVA DOTKNUTEJ OSOBY A ICH UPLATNENIE

5.1) Práva dotknutej osoby

Ako dotknutá osoba, ktorej osobné údaje sú spracúvané, máte právo:

získať od Nadácie ZSE potvrdenie o tom, či sa spracúvajú osobné údaje, ktoré sa vás týkajú, a ak tomu tak je, máte právo získať prístup k týmto osobným údajom, informácie o spracúvaní osobných údajov a kópiu údajov,
aby Nadácia ZSE bez zbytočného odkladu opravila nesprávne osobné údaje, ktoré sa vás týkajú,
právo na vymazanie tzn. právo dosiahnuť u Nadácie ZSE bez zbytočného odkladu vymazanie osobných údajov, ktoré sa vás týkajú, a Nadácia ZSE je povinná bez zbytočného odkladu vymazať osobné údaje, ak sú splnené podmienky ustanovené v čl. 17 GDPR,
na obmedzenie spracúvania osobných údajov v prípadoch ustanovených v čl. 18 GDPR,
právo na prenosnosť údajov tzn. právo získať osobné údaje, ktoré sa vás týkajú a ktoré ste poskytli Nadácii ZSE, a to v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte a máte právo preniesť tieto údaje ďalšiemu prevádzkovateľovi, ak sú splnené podmienky uvedené v čl. 20 GDPR,
kedykoľvek namietať z dôvodov týkajúcich sa vašej konkrétnej situácie proti spracúvaniu osobných údajov, ktoré sa vás týka, ktoré je vykonávané na základe oprávneného záujmu vrátane namietania proti profilovaniu,
právo na to, aby sa vás nevzťahovalo rozhodnutie, ktoré je založené výlučne na automatizovanom spracúvaní, vrátane profilovania, a ktoré má právne účinky, ktoré sa vás týkajú alebo vás podobne významne ovplyvňujú,
podať sťažnosť dozornému orgánu, najmä v členskom štáte svojho obvyklého pobytu, mieste výkonu práce alebo v mieste údajného porušenia, ak sa domnievate, že spracúvanie osobných údajov, ktoré sa vás týka, je v rozpore s GDPR. Pre územie Slovenskej republiky je dozorným orgánom Úrad na ochranu osobných údajov SR, Hraničná 12, 820 07 Bratislava 27, tel.: +421 2 3231 3214, e-mail: statny.dozor@pdp.gov.sk.

5.2) Možnosti uplatnenia práv

Práva dotknutej osoby je možné uplatniť nasledujúcimi spôsobmi:

poštovou zásielkou zaslanou na adresu sídla Nadácie ZSE,
e-mailom na nadaciazse@zse.sk.

Pre akceptovanie žiadosti o uplatnenie práv je nevyhnutné dostatočne identifikovať žiadateľa a zrozumiteľne a jasne špecifikovať predmet žiadosti. V opačnom prípade bude žiadosť zamietnutá.

V prípade práva na prístup k údajom, práva na prenosnosť a práva na výmaz údajov, ktorých zneužitie by mohlo mať zásadný dopad na práva a slobody dotknutej osoby, požadujeme, aby bol podpis žiadateľa na žiadosti zasielanej poštou alebo doručenej do podateľne úradne overený resp. aby žiadosť zasielaná emailom bola podpísaná zaručeným elektronickým podpisom žiadateľa.

Ak právo dotknutej osoby uplatňuje na základe plnej moci iná osoba, požadujeme predloženie originálu plnej moci s úradne overeným podpisom splnomocniteľa, pričom plná moc nesmie byť staršia ako 6 mesiacov.

Verzia: február 2024